erisk zarządza ryzykiem w jednej z największych firm odzieżowych

VRG SA ze względu na intensywny rozwój oraz wymagania stawiane spółkom notowanym na giełdzie podjęła decyzję o wdrożeniu systemowego zarządzania ryzykiem. Aby to zapewnić, a jednocześnie zautomatyzować, potrzebne było wyspecjalizowane narzędzie informatyczne. Klient wymagał, aby narzędzie było proste w obsłudze i na tyle elastyczne, by móc je w przyszłości rozbudować, np. o nowe metodyki bez zagrożenia dla zgromadzonych danych. Ważne było również zachowanie spójności w podejściu do takich obszarów jak zarządzanie ryzykiem, zarządzanie incydentami oraz analiza i raportowanie. Wybór padł na oprogramowanie erisk w modelu SaaS, które jest najpopularniejszym systemem do zarządzania ryzykiem w Polsce. Zapewniliśmy niezbędne wsparcie techniczne i merytoryczne, również po zakończeniu wdrożenia.

Podstawowe prace projektowe zrealizowane zostały w terminie luty – czerwiec 2022 roku. Usługa wsparcia technicznego i merytorycznego świadczona będzie co najmniej przez kolejny rok. Prace projektowe zostały podzielone na kilka etapów.

Przekazaliśmy licencję

Wdrożenie objęło przekazanie licencji, asystę techniczną, instalację oprogramowania i szkolenie. Licencja roczna w modelu SaaS objęła moduł ryzyko (100 użytkowników) i moduł raporty (10 użytkowników). Przeprowadziliśmy całodniowe szkolenie dla pracowników, aby przygotować ich do prac wdrożeniowych oraz zaprezentować alternatywne rozwiązania, które ułatwią podejmowanie bardziej świadomych decyzji. Dzięki temu pracownicy nabyli niezbędne kompetencje do utrzymania modelu zarządzania ryzykiem w erisk po zakończeniu głównych prac projektowych.

Zbudowaliśmy formularze

Aby móc zaimplementować politykę zarządzania ryzykiem grupy VRG, konieczne było zbudowanie odpowiednich formularzy. Określiliśmy ich struktury, skonfigurowaliśmy skrypty i monity oraz określiliśmy role i uprawnienia. Zastosowaliśmy tu wiele ciekawych rozwiązań z uwzględnieniem specyficznych wymagań klienta. Tak na przykład formularz do gromadzenia danych o ryzykach został mocno rozbudowany m.in. o dane o ryzyku inherentnym i rezydualnym.

Wprowadziliśmy dwa rodzaje ryzyk

Dość skomplikowanym zadaniem z perspektywy wdrożenia było wprowadzenie dwóch rodzajów ryzyk: zarządzanych z perspektywy całej grupy i zarządzanych lokalnie przez spółkę. Dzięki gromadzeniu danych na temat tych ryzyk w erisk oraz zbudowaniu automatycznego raportu zarządzanie tymi danymi jest znacznie ułatwione.

Ustaliliśmy strukturę bazy danych

Stworzyliśmy odrębne gałęzie dla każdej z pięciu spółek grupy, które są dla siebie lustrzanym odbiciem. Dzięki temu klient zyskał swobodę w zarządzaniu uprawnieniami, a także możliwość zmian metodyki zarządzania ryzykiem w wybranych spółkach. Najważniejszą korzyścią takiego rozwiązania jest łatwa kontrola nad ryzykami w spółkach przez spółkę dominującą. Aby usprawnić nadzór, zastosowaliśmy kilkustopniowy system weryfikacji wyników analizy ryzyk.

Przeszkoliliśmy z obsługi narzędzia

W ramach spotkań warsztatowych przeszkoliliśmy wszystkich użytkowników oprogramowania. Podczas szkoleń właściciele i opiekunowie ryzyk zaangażowani w proces poznali funkcjonalności i sposób obsługi narzędzia erisk. Dodatkowo przekazaliśmy filmy instruktażowe, które są cennym wsparciem dla lepszego poruszania się po nowym oprogramowaniu.

Stworzyliśmy dedykowane raporty

Równocześnie pracowaliśmy nad automatycznymi raportami, które zapewniają określonym użytkownikom podgląd danych w zdefiniowanym układzie. Jednym z raportów, który okazał się niezwykle przydatny, jest raport służący do nadzorowania planów postępowania z ryzykami nieakceptowalnymi. Prezentuje on skuteczność wdrożenia planu optymalizacji ryzyka w odniesieniu do założeń przyjętych na etapie planowania wdrożenia działań minimalizujących poziom ryzyka.

Dokonaliśmy identyfikacji i oceny ryzyk

Najbardziej pracochłonny, a zarazem najważniejszy etap. Niezbędne było tu przeprowadzenie indywidualnych warsztatów z każdym właścicielem ryzyka ze wszystkich spółek grupy. We wsparciu z konsultantami SDPK właściciele opracowali plany optymalizacji dla ryzyk nieakceptowalnych. Spotkania odbyły się on-line, co usprawniło cały proces, biorąc pod uwagę, że odbyliśmy ponad 100 spotkań warsztatowych.

Zapewniliśmy wsparcie techniczne

Klient na każdym etapie mógł liczyć na wsparcie naszych doświadczonych konsultantów. Po zakończeniu prac również zapewniliśmy pełną dyspozycyjną w ramach usługi rocznej asysty technicznej.

• Dedykowane, w pełni skonfigurowane i dostosowane do potrzeb organizacji narzędzie w modelu chmurowym SaaS.
• Zintegrowanie struktury organizacyjnej ze strukturą uprawnień w erisk.
• Automatyczne raporty dostosowane do potrzeb zgodne z obowiązującą polityką zarządzania ryzykiem.
• Ograniczenie pracochłonności raportowania związanego z wymaganiami stawianymi spółkom notowanym na Giełdzie Papierów Wartościowych.
• Zwiększenie efektywności zarządzania ryzykiem dzięki dostępowi do szybkiej i spójnej informacji o ryzykach zarówno na poziomie spółki, jak i całej grupy kapitałowej.